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BOOKING RULES FOR AGENCIES

CONTRAT TURKISH AIRLINES/ AGENCES DE VOYAGE

Procedure/Règlement de Réservation de Turkish Airlines HX SEGMENT

Turkish Airlines détermine l'utilisation correcte des systèmes de distribution généraux conformément aux règles de réservation afin de protéger les agences des pénalités et des sanctions appliquées par la compagnie aérienne et sont contraignantes pour toutes les agences IATA et non IATA.

La responsabilité des agences commence dès qu'elles atteignent le système de réservation de Turkish Airlines. Les employés des agences sont tenus de connaître les règles applicables et le déroulement des opérations de Turkish Airlines.

Nous demandons instamment à tout le personnel de Réservation du Fournisseur de Services de Voyage de suivre strictement les procédures et, malheureusement, le non-respect de ces règles entraînera un débit au Fournisseur de Services de Voyage. Il sera également interdit au Fournisseur de Services de Voyage de vendre le stock de Turkish Airlines. Les règles relatives aux réservations et à la billetterie effectuées par les agences sont indiquées dans les instructions 830d, 824, 850m de l'IATA avec tous les détails. Les agences doivent effectuer la billetterie conformément aux Règles Générales de l'IATA ainsi qu'aux tarifs, notifications et règlements publiés par Turkish Airlines.

Turkish Airlines se réserve le droit d'apporter des modifications à sa politique en matière de Notes de Débit/ Réservations sans en informer au préalable ses employés. Il incombe donc au Fournisseur de Services de Voyage d'informer ses employés des réglementations en vigueur. Turkish Airlines peut appliquer les montants des ADM mentionnés ci-dessous à toutes les pratiques de réservation qui ne sont pas des règles et des flux de travail applicables.

Il est conseillé de suivre les règles mentionnées ci-dessous pour maintenir un bon niveau de service pour tous les partenaires commerciaux.

1. DEFINITIONS

Réservation Spéculative/Fictive : désigne des réservations effectuées en prévision d'une vente lorsqu'il n'y a pas de passager déterminé / ou à des fins de productivité lorsqu'il n'y a pas de passager déterminé en utilisant de faux noms.

Réservation Administrative : Réservations créées pour des services de test, de formation ou de suivi des affaires (impression d'itinéraires ou de factures)

Le barattage : Segments qui sont annulés et réenregistrés à plusieurs reprises pour contourner les délais ou pour répondre à la productivité du GDS

Réservations en Double: Réservation de plus d'un segment / PNR pour le même passager sur un même itinéraire ou un itinéraire différent.

Non Présentation : Détérioration de l'inventaire causée par une personne qui réserve une place sur un vol mais qui n'est ni suivie ni annulée.

Réservation Passive: Réservation non active saisie dans le GDS pour émettre un billet pour une réservation active hébergée à l'origine dans le système de la compagnie aérienne

Réservation Inactive: Segments dans le PNR avec le code de statut PN, HX, UN, NO, SC, TK, UC, US ou WK.

Fournisseur de Services de Voyage: Agence ou toute entité effectuant la réservation au nom du passager.

Réservations répétées: Réservations annulées et modifiées à plusieurs reprises pour contourner les délais d’émission.

2. TYPES D'ADM

2.1. Réservations Spéculatives/Fictives:

L'ADM est émise/ 35,-EUR de frais fixes seront perçus pour toutes les pratiques de réservation énumérées ci-dessous.

  • Réservations après le départ.
  • Réservations faites avec de faux noms. Non limité aux noms de famille ABC/FGHJK/, par exemple. Des initiales comme A/B/C. Noms de célébrités.
  • Réservations impossibles : Itinéraire avec des réservations illogiques pour le passager à rencontrer comme des destinations multiples, des réservations avec des correspondances qui partent avant l'arrivée du vol d'arrivée.
  • Réservation créée pour bloquer l'espace ou pour atteindre le compte de productivité désigné par les GDS, s'il n'y a pas de passager défini.
  • Segments ouverts saisis à d'autres fins que la billetterie.
  • Annulations et re-réservations répétées pour contourner les délais ou pour atteindre la productivité du GDS.
  • Taux d'annulation élevé et répété.
  • Nombre remarquable de réservations non enregistrées et annulées dans les 24 heures suivant le départ du vol (réservations le jour même)

2.2. Réservations Passives

L'ADM est émise/ 35,-EUR de frais fixes seront perçus pour toutes les pratiques de réservation énumérées ci-dessous.

  • Le segment passif ne peut être saisi qu'à des fins de billetterie lorsque la réservation est effectuée par le système de la compagnie aérienne, sinon il est soumis à ADM.
  • Les segments passifs ne doivent pas être utilisés pour créer une copie d'un PNR lorsque le passager demande une facture ou un itinéraire. Pour conserver une copie d'un itinéraire, veuillez utiliser les entrées du GDS sous le point 2.4.
  • Réservations passives créées par des agences non IATA sans autorité d’émission.
  • Tous les codes de statut AUCUN doivent être supprimés du PNR car cette réservation est rejetée par la compagnie aérienne.

Tous les codes de statut "AUCUN" doivent être supprimés du PNR car cette réservation est rejetée par la compagnie aérienne. Le Fournisseur de Services de Voyage recevra un code de statut "AUCUN" pour la compagnie aérienne dans les circonstances suivantes :

Code de statut AUCUN
Statut Explication

AUCUNE Autorité de Billetterie

Ce message n'est envoyé qu'aux agences non accréditées.

AUCUN PNR Correspondant n'a été Trouvé

Ce message est envoyé lorsque le segment passif ne correspond à aucun enregistrement dans le système de la compagnie aérienne.

Erreur d'Orthographe Veuillez Rectifier le Nom

Le nom du passager doit être saisi en fonction de la réservation active créée dans le système de la compagnie aérienne.

Le PNR est sous le Contrôle d'une Autre Agence

La réservation active détenue dans le système de la compagnie aérienne a été créée par une autre agence. La réservation doit être mise dans la file d'attente de l'agence pour l'émission des billets, à condition que les deux agences utilisent le même SMD.

Incompatibilité de Classe Annuler et Vérifier

La classe du segment passif ne correspond pas à la classe de la réservation initiale.

Vous ne pouvez pas faire de Réservation Active

Le segment actif détenu dans le système de la compagnie aérienne a été créé à l'origine par la même agence. L'agence doit émettre le billet en dehors du segment actif.

Les Segments PL ne sont pas Acceptés

Les listes d'attente passives ne sont pas acceptées, car les segments passifs ne doivent être saisis que pour émettre des billets pour des segments confirmés.

Message de Segment Passif reçu Précédemment

Ce message avertit l'agent que le segment a déjà été saisi et accepté.

Pas de Correspondance Exacte Veuillez Vérifier

Le numéro de la partie ne correspond pas à l'enregistrement détenu par Turkish Airlines.

Le Segment Actif du Système de la Compagnie Aérienne est sur Liste d'Attente

L'agent ne peut pas entrer de segment passif tant que le segment sur liste d'attente n'a pas été confirmé.

Code d'Aéroport non Valide Annuler et Vérifier

L'agence a saisi un segment passif avec un mauvais code d'aéroport / code      de ville.

Erreur de Numéro de Vol - Annuler et Vérifier

Le numéro de vol du segment passif ne correspond pas au numéro de vol dans le système de la compagnie aérienne.

Il y a une Réservation Active sur le même GDS

Une autre agence a initialement créé le PNR actif

Le PNR Actif est Annulé dans le Système des Compagnies aériennes

La réservation active a été annulée dans le système de la compagnie aérienne. Veuillez vérifier le PNR original.

Mauvaise concordance des noms - Annuler et vérifier

Lorsque les noms figurant dans le PNR ne correspondent pas aux noms reçus précédemment. La non-concordance dépasse 2 caractères (deux lettres)

2.3. Réservations en Double :

Toute réservation en double pour le même passager dans un ou plusieurs GDS créés par la même agence. Les réservations suivantes sont considérées comme des réservations en double: une ADM est émise / un forfait de 35,-EUR sera perçu.

Le même numéro de vol à la même date ou à une date différente. Les segments de vol dans un PNR sont actifs ou passifs.

Différents numéros de vol pour la même paire de villes à la même date ou à une date différente.

Différents points de destination à la même date ou à une date différente.

Le même aéroport ou un aéroport proche.

Itinéraire similaire réservé sur une autre compagnie aérienne/une compagnie aérienne en partage de codes/une compagnie aérienne en coentreprise et Turkish Airlines

2.4. Réservation des tests

Les réservations créées en mode réel à des fins de formation de l'agence / de suivi des affaires / d'obtention d'un visa client sont considérées comme des réservations d'essai ; une ADM est délivrée / des frais fixes de 35,-EUR seront perçus.

Informations sur les réservations de tests

Segment/Statut Codes
Sabre Code de statut YK 0TK006J01NOVORDISTYK1
Amadeus Segment Fantôme SSTK108Y12JULISTESBGK1/08000900/PNR NO Consultez les pages d'Aide: HE SS, MS625
Worldspan Segment Voyages (Depuis l'écran de disponibilité) 01Y1@TVL Consulter les Pages d'Aide : AIDE TVLC
Galileo Segment Tournée 0TURTKBK1IST26NOV- FORMAT GRATUIT Consulter les Pages d'Aide: H/AUXS
2.5. Réservations Inactive

L'agent doit surveiller les files d'attente régulièrement et supprimer tous les segments inactifs. Tous les segments inactifs doivent être retirés 24 heures avant l'heure de départ. Les réservations suivantes sont considérées comme des réservations inactives : ADM reçoit /35.-EUR des frais fixes qui seront perçus.

  • Tous les codes de statut HX, UN, UC, NO, SC, TK, US, PN ou WK inactifs non supprimés dans un PNR.
  • Tous les segments non supprimés de la liste d'attente qui ne sont plus nécessaires. Lorsque le segment souhaité de la liste d'attente est confirmé, les autres doivent être annulés.

2.6. Abus du Système/Violations du Segment Mariés

Les Abus de Système / Violations du Segment Marié sont surveillés par Turkish Airlines et les réservations créées et/ou les billets émis en conséquence feront l'objet d'une condamnation au niveau de l’ADM. Les frais suivants seront perçus auprès des agences de création/propriété/ticket.

  • Pour les réservations domestiques (à destination/au départ de la Turquie) créées par les agences sur le marché TR 500.-TRYpar passager / par PNR
  • Pour les vols continentaux créés par des abus de système / des violations du segment marié (à destination/au départ de l'Asie, de l'Europe, du Moyen-Orient, de l'Afrique) 500,-EUR par passager / par PNR
  • Pour les vols intercontinentaux créés par des abus de système / des violations du segment marié (à destination/au départ de l'Amérique, de l'Extrême-Orient) 1000,-EUR par passager / par PNR

Outre le fait de disposer d'un ADM, les agences responsables de ces abus peuvent également être mises sur liste noire pour l'utilisation des services de Turkish Airlines, tels que l'affichage des disponibilités, la réservation et l'émission de billets. Si le créateur/propriétaire et les agences de billetterie sont différents, les deux agences seront condamnées à une telle sanction.

2.6.1. Violations du Segment Mariés

Sont considérées comme des "Violations du Segment Marié".

  • La manipulation sur les segments mariés.
  • L'annulation partielle de tout segment marié faite contre les règles
  • Toute activité consistant à utiliser de faux vols/destinations afin de réserver des classes inférieures pour les segments souhaités.

2.6.2. Abus du Système

Toutes les transactions effectuées intentionnellement pour pouvoir récupérer des espaces confirmés pour les tarifs les plus bas/classes fermées seront considérées comme un "Abus de Système" et les agences responsables de ces transactions ne pourront

afficher ou vendre aucun service/vol de Turkish Airlines.

Quelques exemples sont donnés ci-dessous, qui ne doivent pas être considérés comme l'ensemble des abus de système ;

  • L’envoie du vol aller en premier afin de changer le point de départ de tout le voyage,
  • La conservation de la transaction de vente pendant une longue période avant l'EOT afin de pouvoir provoquer un lien vers le bas, etc.

Nous voudrions mentionner une fois de plus que l'"abus de système" ne se limite pas aux deux exemples donnés ci-dessus, mais seulement à deux d'entre eux.

2.7. Ratio élevé de réservations "Non Présentation" "No-shows"

Pour de tels abus, l'organisme responsable sera soumis à un ADM qui sera calculé comme le tarif le plus élevé sur l'itinéraire concerné. Tout type de billetterie entraînant des absences remarquables, comme par exemple, mais pas uniquement ;

  • Les segments créés pour être utilisés uniquement pour la billetterie de l'ensemble de l'itinéraire avec un tarif inférieur.
  • Un nombre remarquable de non-présentations(NO-SHOWS) s'est produit sur certains vols ou sur des vols différents, etc.

2.8. Réservations non engagées

Les réservations non engagées sont des réservations non finalisées avec EOT (Fin de Transaction). Si elles sont conservées plus longtemps que le temps habituellement nécessaire pour conclure la vente, les sièges sont bloqués dans notre inventaire de vols et TK risque de ne pas pouvoir vendre ces sièges. Le fait de ne pas créer un PNR pour retenir ou bloquer un siège dans un inventaire de vol est considéré comme un abus et sera condamné à ADM. Une somme forfaitaire de 50,-EUR sera perçue par siege pour les vols internationaux et 150TRY par siége pour les vols domestiques.

2.9. Groupes Cachés

La réservation de 10 passagers ou plus sur au moins un segment de vol commun de leur itinéraire doit être demandée en tant que réservation de groupe. Leur réservation dans deux ou plusieurs PNR individuels est considérée comme un groupe "caché", ce qui n'est pas autorisé. Ces réservations sont sujettes à l'ADM. Un montant forfaitaire de 50 euros sera perçu par siège / par PNR pour les vols internationaux et 150TRY par siége pour les vols domestiques.

Afin d'éviter tout rejet lors de l'émission de billets individuels avec un code de statut passif pour les réservations de groupe actives détenues dans le système de réservation de Turkish Airlines, il est obligatoire d'ajouter une information *TCP*(pour compléter le parti) au PNR passif.

Veuillez utiliser le format *TCP* suivant avant l'entrée *EOT* 3OSI TK TCP30 (nombre de passagers dans le groupe), NOM DU GROUPE

2.10. Délai Spécial

L'agence qui s'est vu offrir un "délai spécial" doit émettre les billets selon les exigences de ce délai, sinon ce privilège sera annulé et sera condamné à l'ADM. Un montant forfaitaire de 50 euros sera perçu par siège/par le PNR pour les vols internationaux et 150TRY pour les vols domestiques.

2.11. Barattage

Indépendamment du PNR, toutes les transactions de réservation et d'annulation créées pour le même passager, le même(s) vol(s), la (les) même(s) date(s) de vol pour au moins 4 fois ou plus, seront considérés comme transaction de réservation baratés (Churned Booking Transaction) et seront soumises à un ADM. Le montant de l’ADM sera de 10 EUR par segment.

2.12. Coordonnées du passager

Pendant le processus de réservation, les coordonnées du passager (e-mail ou numéro de téléphone) doivent être saisies correctement dans le champ correspondant, au cas où la compagnie aérienne aurait besoin de contacter le passager. La responsabilité incombe à l'agence si le passager ne peut pas être joint en raison d’une saisie incorrecte.

3. RÈGLES RELATIVES AUX DÉLAIS ET À LA BILLETTERIE

  • Éviter le "barattage", les réservations excessives et répétées et l'annulation de segments pour contourner les délais ou pour satisfaire la productivité du GDS
  • Évitez les "No-shows", c'est-à-dire la détérioration des stocks due au fait que les agents n'ont pas émis de billet et/ou annulé des réservations non enregistrées. Éviter les annulations douteuses avant le vol prévu.
  • Les délais et les règles tarifaires doivent être respectés et le billet doit être émis en fonction du statut de la réservation. Le statut confirmé ne peut être utilisé que s'il a été reçu du TK.
  • Évitez les billets confirmés émis pour une réservation non confirmée.
  • L'agent ne doit pas créer de PNR afin de vérifier le tarif et d'autres informations.
  • L'agent ne doit pas réserver un itinéraire dans une classe de service et émettre un billet dans une autre classe de service.
  • Les billets doivent être émis dans le même GDS que celui dans lequel la réservation initiale a été effectuée.
Saisies de transfert de PNR
Sabre 6*TA/PCC (voir F*SQLRT pour les détails)
Amadeus ES PCC-B
Galileo QEP/PCC
Worldspan QEP/PCC
**PCC: Le PCC est le code de ville de l'agence défini par un GDS.

Ticketing rules

Dear Travel Partner,

Turkish Airlines provides you this document about our ADM policy in an effort to take down your costs and efforts and to offer you the best possible service.

We would like you to know that our agencies’ satisfaction is our top priority. Hence, we do our best to cut your ADMs as a result of reservations, ticketing and your other transactions via IT developments and by providing you comprehensive information.

We aim to provide you a comprehensive and detailed basis about our ADM policy for you so that you avoid possible incorrect transactions.

Please study this booklet to make sure that your transactions would hold error-proof. We thank you for your support and co-operation and look forward to assisting you in case of any further queries.

Respectfully yours,

Turkish Airlines

Ticket rules booklet - General applications Read more >>

1.1.Contact

You can send e-mails to ADMDISPUTE@THY.COM for your ADM related enquiries.

1.2.Time Limit to Issue ADM

For IATA and ARC agencies, time limits determined by these institutions will be applied. Turkish Airlines issues ADMs within 9 months after the last date of travel for sales transactions/the refund date for refunded tickets. For non-IATA agencies ADMs will be issued within 1 year after the last date of travel/refund date.

Time limits in ADM issuance do not infringe upon Turkish Airlines right to issue/collect ADMs without being subject to any time limits in case of fraud and fraudulent transactions unless there are other restrictions (legal, administrative, commercial) as those time limits have been set to accomplish the audit.

1.3. ADM Disputes

ADMs will be communicated via BSPLINK for BSP agencies and Memo Manager for ARC agencies and via e-mail for non-IATA agencies.

Mind the following terms in case of ADM disputes:

  • Disputes should be raised within 14 days once the ADM is communicated with you. Otherwise, ADMs will be finalized and collection processes will be started immediately.
  • There have to be supporting documents &information for disputes and details should be stated.

It is of great importance that you should contact your sales offices before utilizing the SPCR which credits the agencies’ accounts in case of failure to consent with the airline once the dispute process is over.

1.4. Minimum ADM Fee

Minimum ADM amount, pertaining the right to change it on the basis of sub-categories relies on the related SVP that the audit department is affiliated to; is 20 TRY for domestic departures and 10 EUR for international departures.

1.5. Service Charge

Service charge is 15 EUR for international departures and 15 TRY for domestic departures per each and every document.


The following terms will be applied for the service charge:

  • Service charge will not be applied for minimum ADMs. However, for repeated transactions that do not breach the minimum ADM amount, a service fee of 50% of the repeated ADM amount will be applied.
  • Service charge will be added on the discrepancy and both the service charge and the ADM will be cancelled in case the ADM is invalid and null
  • There will be no service charge for ADMs that address call centre companies and ADMs issued regarding GDS related issues such as married segment abuse and HX inactive segment.
  • Regarding commissions and taxes, minimum ADM amount and service charge don’t apply.
  • In case ADMs issued by outsource companies are cancelled, commission paid for the outsource company and service charge will not be cancelled.
  • All ADM and ACM requests should be raised via link. If the sales offices request an ADM, then there will be no service charge.
  • Service charge of 15 EUR will be also applied for ACMs for which Turkish Airlines is not operationally responsible. In this case, service charge will be deducted from the ACM amount. Service charge for ACM is 20% of the ACM amount and cannot be more than 15 EUR. There will be no service charge for ACMs in case of technical and systematic issues. There will also be no service charge ACMs issued in order to reverse an ADM.
  • Service charge equal to the amount of the bank commission will be applied for chargeback ADMs.

1.6. Transactions Based on Documents

Business partners/agencies are responsible to keep the documents for 1 year and to present the documents within 20 days once the audit department wants to audit them in case of tickets that require a document such as death, denied boarding, FFP award tickets etc.

Business partners/agencies are also responsible to keep a copy of the documents that provide a basis for the discount for 5 months and to present them within 20 days for discounted tickets if the audit department wants to audit them.

Failure to present the documents or to present invalid documents will eventually lead to ADMs that the difference between the discounted fare and the regular fare will be issued as an ADM.

1.7. Fraud and Fraudulent Transactions

If it was found out that the fraudulent transactions are done by business partners/agencies, “FRAUD PENALTY” up to 10 times the amount of the discrepancy will be applied. Fraudulent transactions with respect to ticketing will be penalized as follows:

  • Regarding document based transactions, there will be a fine of 25% of the ADM amount in case of missing or fake/invalid documents.
  • In case of manipulation of reservation & ticketing systems such as holding seats with fake ticket numbers, holding low class seats via 2 or more VOID transactions or name change, there will be an ADM of 50 EUR per ticket for international departures and 50 TRY for domestic departures.
  • In case of transactions on expired/flown documents, there will be a penalty of 25% ADM amount. ADM computation will be done in accordance with the mil values on CED procedure in case of transactions on expired/inappropriate PASS tickets.
  • In case of manipulation of reservation & ticketing systems, there will be a penalty of 25% of ADM amount.
  • In case of mode of payment error, there will be an ADM of 100 EUR per ticket for international departures and 100 TRY for domestic departures.
  • In case of inappropriate upgrade transactions following charges will be as follows;
  • For domestic departures 750 TRY,
  • For international departures:
For flights of 0-1500 km: 250 EUR
For flights of 1501-3500 km: 500 EUR
For flights above 3501 km: 1000 EUR
  • In case of breach of Turkish Airlines Corporate Club program rules, enforcements against agents are as follows:
1. In case of out of scope use of discounted fares
  • For the first incidence, the penalty will be 2 times the difference between the regular fare on the same fare class of the system and the discounted fare amount.
  • For the second incidence, on top the penalty in article “a” above, all discounted fares for the agent’s member companies on the agent’s system with respect to Turkish Airlines Corporate Club will be cancelled at once and starting from that day onwards, no more member authorizations for that agent will be accepted.
2. If the members use tour codes which are not authorized;
  • For the first incidence, the penalty will be the net amount equal to the ticket fee except taxes and fees.
  • For the second incidence, on top the fines in article “a” above, all discounted fares for the agent’s member companies on the agent’s system with respect to Turkish Airlines Corporate Club will be cancelled at once and starting from that day onwards, no more member authorizations for that agent will be accepted.
  • In case of improper use of TOD option;
    1. Improper use of TOD options, lowering the class after the TOD option is issued, divide and/or date change transactions on any PNR for which TOD option has been taken leads to an ADM of 200 EUR for international departures and 1,5 fold of the highest fare for domestic departures,
    2. If the TOD option was issued for a domestic bound but an international bound was added into the PNR later on, an ADM of 250 EUR will be issued.
  • Whilst it is supposed to be a group reservation with 10 or more pax that they all at least one common flight/destination, within this context; for those PNRs named as “Confined Group” and created as individual pax under various PNRs (more than 1 PNR), agents will receive an ADM of 50 Euros per pax for international flights and 150 TRY for domestic flights.
  • If it is found out that any agent with special option authorities issued PNRs with incorrect tickets, for each seat blocked, the agent in charge will receive an ADM of 50 EUR for international flights and 150 TRY for domestic flights. Moreover, the agent’s special option authorities will be cancelled.

Ticket rules booklet - Rules for sale processes Read more >>

2.1. Ticket Validity

Unless otherwise specifically provided in the fare note, the validity for totally unused tickets is one year starting from the issue date of the original ticket and for the partly used tickets it is 1 year from the first date of travel. Ticket can be used depending on the fare validity (maximum stay) once travel starts.

Unless otherwise stated in the applicable fare notes; for the unused ticket, the validity, in case of re-issuing new ticket, is 1 year starting from the first flight day. If new ticket is not used and is issued as an open ticket, the validity of the new ticket shall apply starting from the new issue date and it is 1 year again.

In case of re-issuing the new ticket once again (i.e. re-issuing the same ticket for 2 times over and over) the validity of the new ticket is again 1 year starting from the issue date if it is an open ticket and again 1 year starting from the date of first flight if it is not an open ticket.

Example 1

Totally unused ticket issued on 08JUN12

presented for reissue on 06JUN13 for a travel commencing on 07 JUN 13

Such ticket will have a validity till 07 JUN 14

Example 2

Totally unused ticket issued on 08JUN12

presented for reissue on 08JUN13 for a travel commencing on 12OCT13

Such ticket will have a validity till 12OCT14

2.2. Rules for Rebooking and Rerouting

2.2.1. Changing of Domestic Flights in International Tickets

In case of adding into a domestic segment or removing from a domestic segment from an international ticket;

In case of rebooking (*) or rerouting (*) a domestic segment of an international ticket;

  • If the fare notes allow changes without penalty; if any penalty, collect fare and tax difference.
  • If the fare notes do not allow changes without penalty, then the penalty should not be collected only for the domestic flight. If penalty is applicable, fare and tax difference should also be collected.
  • If the fare notes do not allow any change, then should not be changed.

Note that if there is “no-show” in the domestic part of an international ticket, then all “no-show” restrictions have to be applied under all circumstances.

  • With a ticket issued in economy and comfort class, a passenger can be permitted to switch to a higher class (business class) on the same date and in the same flight by reissuing the ticket provided that the fare difference is paid. In this case, change penalty should not be collected, if there is. (This does not cover special upgrade promotions which are planned for comfort and business class upgrades at various times.) In case of other changes, current applications should be kept. (Domestic tickets issued in TRY, Miles & Smiles tickets and all non-revenue tickets are out of scope.)
  • Unless otherwise stated in the fare notes, exchange penalty for an adult is exactly the same for a child. In case of exchange, the penalty shall not be collected for an infant passenger if he does not take up a seat.

(*) In case O&D system does not allow partial cancellations, related fine should be collected if the international flight is affected by the cancellation and the date as well as the time of the international flight changes. It is because of the fact that this kind of change in not a change in the domestic flight any more. However, the relevant fine will not be collected as long as the date and the time of the international flight remains unchanged even if the class changes in the recent flight.

Example: Original flight

1 TK2159 Y TU 25JUN ESBIST HS1 X 1700 1805 Y M01.1E

2 TK1029 W TU 25JUN ISTSOF HK1 1935 2055 Y M01.2E

InIn case of cancellation of domestic segment byX1

PARTIAL CANCELLATION IS NOT ALLOWED FOR THIS MARRY GROUP

In case of conveying a domestic flight to another one such as .1/TK2117;

REQUESTED CLASS IS NOT AVAILABLE FOR THIS MARKET

If the system rejects the cancellation through warnings above, as a final applicable resolution:

.1OX

0TK2117Y25JUNESBISTNN1

With this entry, the new flight is found by RTDP and the former flight is cancelled as below:

RTDP DENIED - OX CONDITIONAL MARRIAGE CANCEL

This means that cancellation of a domestic segment alone is not accepted as an appropriate application by O&D system. Married segments must be cancelled all together and should be reissued. As a result of this, if no seat in the same class is left behind and a different class is accepted, fine will not be collected.

1 TK2117 Y TU 25JUN ESBIST HS1 X 0800 0905 Y M01.1E

2 TK1029 S TU 25JUN ISTSOF HK1 1935 2055 Y M01.2E

2.3. Rules for Exchange Applications

Exchange is converting a totally unflown ticket to a new ticket as a result of the passenger’s request for a change of flight number, date, route, class or cabin. Exchange is conducted on the basis of applicable IROE and fares of new flight on the date of the transaction.

  • If fare notes include the fare note “New fare may be equal or higher” for a totally unused ticket; even if the fare of the new international journey is lower, new journey will be reassessed on the basis of equal or higher fares. Since it is not possible to refund by lowering fares, you should conduct your transaction with equal or higher fares. (Passenger can be advised so if refunding the ticket and issuing a new ticket is in favor of the passenger).
  • If fare notes include the fare note “New fare may be lower, equal or higher” for a ticket to be exchanged, “refund EMD” can be issued in case the class of lower fare is available. The amount to be refunded is calculated in the currency of the original ticket and is exchanged to the currency of the transaction by applicable exchange rates of the sales office (FZS). Then EMD can be refunded.
  • In case both refund and ADC (additional collection) occur after reassessment, EMD will be issued without netting. The passenger can pay the ADC by any kind of form of payment he prefers.
  • If there is any outstanding balance as a result of exchange, then EMD can be issued both for TK and agency tickets. Such EMDs are valid only for refund applications and they can be refunded in 2 years starting from the issue date of the original ticket.
  • While exchanging a ticket, even though the local fares of new ticket and original ticket are the same, there can exchange rate differences. In such cases, if the exchange rate is higher, it should be collected. If it is lower, it should be refunded to the passenger. Tax on the ticket having the same level and the same codes are subject to the same application. Higher amount of tax should be collected and lower amount of taxes should be refunded to passenger.

Example: USD 15.00 TR tax equals to TRY 26.80 on 11th April (issue date of the original ticket) and USD 15.00 TR tax equals to TRY 28.47 on 12th June (exchange date)

If the difference between new and the original fare and the difference between new and the original tax level are positive, it should be collected; but if they are negative, it should be refunded by issuing EMD

  • Penalties should be converted to the local currency of the country of exchange by using the applicable currency rates. Ticket service charge (DU) should be converted to the local currency of the country of exchange by using the applicable rates of the Sales Office of Turkish Airlines on the date of transaction in accordance with the regional applications of Marketing & Sales Department of Turkish Airlines.

2.4. Rules for Reissue Applications

After the commencement of the travel, the passenger may request flight, date, route, cabin or a class change. In this case, the original ticket should be reissued to a new ticket based on the fares valid on the original ticket’s issue date. Irrespective of currency used, the ticket can be reissued outside the original country of issuance after the commencement of the travel, but reissue must be done by the pricing commands including original ticket date and original ticket city code.

  • If fare notes include the fare note “New fare may be equal or higher” for a partly used ticket; even if the fare of the new international journey is lower, new journey will be reassessed on the basis of equal or higher fares. Since it is not possible to refund by lowering fares, you should conduct your transaction with equal or higher fares. (Passenger can be advised so if refunding the ticket and issuing a brand new ticket is in favor of the passenger).
  • If fare notes include the fare note “New fare may be lower, equal or higher”, “refund EMD” can be issued in case the class of lower fare is available by lowering the fare. The amount to be refunded is calculated in the currency of the original ticket and is exchanged to the currency of the transaction by applicable rates. (BSR) (FZS). Then EMD can be refunded.
  • In case both refund and ADC (additional collection) occur after reassessment, EMD will be issued without netting. The passenger can pay the ADC by any kind of form of payment he prefers.
  • If there is any outstanding balance as a result of reissue, then EMD should be issued both for TK and agency tickets. Such EMDs are valid only for refund applications and they can be refunded in 2 years starting from the issue date of the original ticket.
  • While reissuing, there may be rate differences in local currency and the currency of the country of the reissue may also be different from the local currency as well. In this case, applicable exchange rates (FZS) of the transaction date should be used in order to convert local currency to the currency of the country of the reissue.
  • The change penalty shall be converted to the local currency by using the applicable rates where the transaction has been done on the date of transaction. Ticket service charge (DU) should be converted to the local currency of the country of reissue by using the applicable rates of the Sales Office of Turkish Airlines on the date of transaction in accordance with the regional applications of Marketing & Sales Department of Turkish Airlines.
  • Before refunding or reissuing an electronic ticket, it is important to check the electronic ticket’s status which you will reissue or refund. If the coupon status is either “flown” or “checked-in” and if you still reissue or refund, ADM will be issued for this transaction.

REISSUE APPLICATION HAS BEEN CHANGED AND WILL BE APPLIED FOR TICKETS ISSUED ON AND AFTER DECEMBER 2, 2013 AS STATED BELOW;

Where any fare is combined with another fare and only one fare component is changed, the penalty conditions of the changed fare component will apply for “reissue & no-show”. When more than one fare component is being changed, the highest penalty (more restricted) of all changed fare components for “reissue & no-show” will apply.

In case of reisse of tickets issued by the combinations of RT, OJ, Side Trip and End on End;

  • if there is a single change in a specific fare component, then the related “reissue&no-show” rule,
  • if there are multiple changes in fare components, then the most restirictive “reissue&no-show” rule applies.

Revalidation will no longer be used except miles tickets, pass tickets, VIP / free upgrade applications and involuntary cases. In case of reservation changes, reissue / exchange applications should be used in order to change flight / date / time.

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3.1 Refund Validity and Refund Rules

  • TK tickets, EMDs and MCOs are valid for refund up to two (2) years from the date of issue of the original ticket. Ticket will lost validity for refund after two years from the date of issue of the original ticket although it is still valid for travel.
  • All fare notes of reissued/exchanged tickets should be checked retrospectively and refund restrictions should be studied carefully in case of refund in 2 years after the issue date of the original ticket.
  • If domestic sector of an international ticket has been used and if the passenger requests a refund, then recalculation should be done on the basis of “after departure” fare notes even if the international sector of the ticket has not been flown and the calculation of the flown domestic sector should be done in EUR of domestic fares.
  • If the ticket is subject to “no-show” for the domestic sector of an international ticket, all “no-show” restrictions on fare notes should be applied in case of reissue/refund.
  • Refund amount will be calculated by using applicable rates of the issue date of the original ticket in case of refund application (For example tickets issued in Turkey in TRY, but calculated by EUR fares).
  • If a ticket (totally unused/partially used) is not refundable in terms of fare notes, unused YR tax will not be refunded as well. Unless otherwise stated, all unused taxes shall be refunded.
  • It is possible to end up with (-) value in case of refund for a refundable ticket (i.e. there may not be any fare for refund, on the contrary it is possible to encounter negative values to refund in local fares). You cannot deduct this negative value from the refundable taxes. Moreover, all refundable taxes should be refunded even if there is no refundable amount for the original fare.
  • If the fare note for the “use of coupons respectively” is breached by the agency, call center, sales or check-in employee as a result of passenger request (even if the system allows to do so), and if the unused section of the ticket is refundable, the fare of the used coupons and the used taxes should be calculated, then the outstanding balance should be refunded.
  • A ticket issued in an abroad TK Sales Office can be refunded in another abroad TK Sales Office if the same currency is used in “total” section of the ticket. Tickets also issued by USD, EUR, GBP, CHF, JPY, KWD, SEK, NOK, AUD, CAD, DKK currencies can be refunded by getting approval from the issuing Sales Office. In case exchange rates are not present, IATA clearing House rates can be used.
  • A ticket issued by an abroad TK sales office in all currencies (except issued in Iran and Sudan) can be refunded in in Turkey by getting approval from the issuing Sales Office. In case exchange rates are not present, IATA clearing House rates can be used.
  • If there is a refund penalty in fare notes;
  • If the penalty currency and the local currency are the same, you should deduct the penalty from the local fare.Example : Fare: 269.00 EUR / Penalty 100.00 EUR = Refund 169.00 EUR
  • If the penalty currency and the local currency are the same, but converted to another currency; penalty should be converted to the currency of the country of payment by using applicable rates of the issue date of the ticket.Example: Fare: 269.00 EUR EQU TRY 636.00 (15 FEB) Penalty: 100 EUR, FZSEUR100.00TRY (15FEB) = TRY237.00 Refund: TRY636.00-TRY237.00= TRY399.00
  • If the penalty currency and the local currency are different, penalty should be converted to the currency of the country of payment at applicable rates of issue date of the ticket.Example : Fare: 7200MAD EQUTRY1522.00 (15 FEB) Penalty: 100 EUR FZSEUR100.00TRY.15FEB = TRY237.00 Refund: TRY1522.00-TRY237.00 = TRY 1285.00
  • Refunds conducted by a credit card have to be refunded to the passenger whose name appears on the credit card which was used for payment. This is an IATA rule
  • IATA rules states that; ‘’ Refunds of the ticket for transportation paid by Credit Card will only be made to the Credit Card Account of the person to whom such Credit Card has been issued for.’’(As per IATA Passenger Air Tariff, General Rules, 9.3.3.3)
  • Unless otherwise stated in the fare notes, refund penalty for an adult is exactly the same for a child. In case of any refund, the penalty shall not be collected for an infant passenger if he does not take up a seat.

Therefore, before starting to follow the related procedure, all processes must be executed by checking below mentioned dates.

  • In case of refund, the original issue date of totally unused tickets (2 years),
  • In case of exchange, the issue date of exchange ticket (1 year),
  • For the tickets partly used, the date of first flight coupon (1 year + applicable fares notes’ stated duration.

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4.1. Coupon Status

Before refunding or reissuing an electronic ticket, it is important to check the electronic ticket’s status which you will reissue or refund. If the coupon status is either “flown” or “checked-in” and if you still reissue, refund or void, ADM will be issued for this transaction.

4.2. Refund of YR Tax

Under the paragraph of “Cancellations” in the fare notes;

  • YR tax will not be paid back to the passenger in case of no-show for non-refundable tickets. This procedure is executed in case of refund.
  • In case of exchange or reissue, fare notes in the paragraph of “changes” should be taken into account. For instance, if YR tax of an original ticket becoming non–refundable in any case because of reissue or exchange, is higher than that of new, EMD/MCO must be issued in order to pay the tax difference back to the passenger.

4.3. No Show Penalty

If a passenger has a reserved seat but does not show up before departure, he is accepted as “no-show “. It is possible to determine whether the passenger is subject to “no-show” or not by checking the departure time of the ticket even if the passenger has either a new reservation or a new flight on his PNR record. This kind of “no-show” definition is not applicable for tickets that only have domestic flights.

On the other hand, in accordance with the rule “CHANGE IS BEFORE ORIGINAL SCHEDULED FLIGHT” stated in the fare notes, passenger’s request of change must be reflected on the ticket before the original flight’s scheduled departure. Otherwise the passenger will be accepted as “no-show” and should be acted in accordance with the no-show rules in CAT16. In sum, in order to decide whether a ticket is subject to “no-show” or not, you should check the time of the transaction on the ticket, but you should not check the time of the flight cancellation.

4.4. Fare/ Class Differences

Class, represents groups for diversified fares depending on different factors such as minimum/maximum stay rule, advance purchase rule etc. although the cabin, the service in the cabin and the seats are exactly the same.

In some cases the class booked (reserved) and the class of the ticket issued are different and it is seen that some agencies issue tickets with the fare of the class booked (reserved). However, this is an incorrect practice. Ticket must be issued with the fare of the ticket issued. In case there is a difference between the class booked and the class of the ticket issued, an ADM will be issued if there is an uncollected fare difference between the former and the latter.